• Como proceder ante una inspecci贸n de Hacienda

  • Sin importar cu谩n acuciosos seamos con la contabilidad y administraci贸n de nuestra empresa, cuando se recibe una comunicaci贸n de la Agencia Tributaria informando que seremos objeto de una inspecci贸n de Hacienda, es inevitable que se disparen las alertas. Este procedimiento puede causar muchos dolores de cabeza y preocupaci贸n, pues nos sentimos vulnerables y surgen mil preguntas que no sabemos responder. Por eso hemos preparado este art铆culo, donde abordamos los aspectos principales que debes tener en cuenta para superar con 茅xito la inspecci贸n.

    1. Por qu茅 se realizan las inspecciones de Hacienda
      2.驴En qu茅 consiste una inspecci贸n de Hacienda?
      3.聽驴Qu茅 debe incluir la notificaci贸n?
      4.聽驴Qu茅 documentos tengo que presentar en una inspecci贸n de Hacienda? 5.聽Infracciones de Hacienda frecuentes y sanciones previstas
      6.聽驴Puedo recurrir una multa de Hacienda?
      7.聽驴Cu谩les son mis derechos y obligaciones ante una inspecci贸n de Hacienda?
      8. Consejos finales

    驴Por qu茅 se realizan las inspecciones de Hacienda?

    Lo primero que debemos acotar es que las inspecciones de Hacienda son actos rutinarios, que realiza la Agencia Tributaria Espa帽ola en su lucha contra el fraude y la evasi贸n de impuestos.

    Cada d铆a son m谩s frecuentes, por eso no es de extra帽ar que si a煤n no has recibido la visita de la AEAT, te corresponda pasar por esta inspecci贸n pr贸ximamente. La Agencia Tributaria puede solicitar una inspecci贸n cuando sospecha que pueda haber alg煤n error o fraude en la declaraci贸n, pero tambi茅n realiza visitas aleatorias de manera preventiva.

    驴En qu茅 consiste una inspecci贸n de Hacienda?

    Muchos de los errores que se cometen en las declaraciones de Hacienda son producto del desconocimiento o inexperiencia. Particularmente en el caso de los emprendedores o nuevos empresarios se pasan por alto algunos detalles o se omiten informaciones que pueden traer serios problemas. Por eso es tan importante que prestes especial atenci贸n a este asunto y te asegures de contar con la asesor铆a adecuada al momento de iniciar un negocio. Si has recibido una citaci贸n de la AEAT nuestra recomendaci贸n es que consultes con un profesional experimentado, que pueda acompa帽arte durante la inspecci贸n.

    El proceso de inspecci贸n de Hacienda contempla varias fases:

    • Aviso:consiste en la notificaci贸n por parte de la AEAT de que tu empresa ser谩 objeto de una inspecci贸n. Es muy importante que no desestimes o ignores esta comunicaci贸n, pues podr铆a traerte graves consecuencias. M谩s adelante hablaremos en detalle sobre este punto.
    • Comparecencia:聽al momento de acudir a la cita debes ser聽puntual聽y actuar con normalidad. No dejes que los nervios te traicionen y responde con seguridad a las preguntas que te hagan, procurando causar una buena impresi贸n.
    • Contabilidad:聽si la citaci贸n proviene de la Dependencia de Inspecci贸n aseg煤rate de llevar la contabilidad de tu empresa o cualquier otra informaci贸n que consideres de inter茅s. Por el contrario, si te ha citado la聽Dependencia de Gesti贸n Tributaria聽no necesitar谩s ning煤n documento contable, pues esta instancia no tiene potestad para revisar la contabilidad de tu empresa.
    • Diligencias:聽una vez que se ha realizado la comparecencia y se han presentado los documentos requeridos, la Agencia Tributaria debe expedir unos documentos p煤blicos llamados diligencias. En ellos se reflejan los hechos constatados durante la inspecci贸n. Es de suma importancia que exijas que se apunten tus declaraciones, sobre todo en caso de no estar conforme con alguna de las observaciones del funcionario de la AEAT. Como dijimos, son documentos p煤blicos, por lo que estar谩n disponibles para consulta y deben llevar tu firma, en se帽al de consentimiento.
    • Estimaciones:聽una vez finalizada la inspecci贸n, la AEAT realizar谩 una estimaci贸n del monto que debes ingresar. Con base en hechos demostrables debes procurar que esta suma sea lo m谩s baja posible.
    • el acta es el documento de cierre de la inspecci贸n y puede ser de conformidad o disconformidad, en funci贸n de tu aceptaci贸n o no de los hechos que se imputan. Aseg煤rate de leer con detenimiento lo que all铆 se asiente, pues una vez que la hayas firmado, no podr谩s recurrir sobre los hechos que hayan quedado registrados en el acta. Si discrepas en alg煤n punto, puedes firmar por hechos en el acta, en lugar de hacerlo 铆ntegramente.

    驴Qu茅 debe incluir la notificaci贸n?

    Aunque es poco frecuente que el obligado tributario solicite una inspecci贸n, es posible que el procedimiento se inicie a petici贸n del contribuyente, sea este una persona f铆sica o jur铆dica. Sin embargo, lo habitual es que la inspecci贸n se realice de oficio.

    El procedimiento de inspecci贸n de Hacienda inicia con la notificaci贸n. En este escrito se expone el objeto de la inspecci贸n, se帽alando, entre otros datos, los ejercicios y tributos que comprende, la fecha de comparecencia y el alcance de las actuaciones. Debes fijarte en cu谩ndo fue expedida la notificaci贸n, pues a partir de ese d铆a comenzar a correr los plazos para la presentaci贸n de documentos e introducci贸n de alegaciones.

    La Agencia Tributaria puede enviar esta comunicaci贸n a trav茅s de uno de sus representantes, quien se apersonar谩 en la empresa y entregar谩 el escrito. En la notificaci贸n te indicar谩n el lugar, fecha y hora en la que tendr谩s que comparecer. En cualquier caso, entre la fecha de la notificaci贸n y la de entrega de documentaci贸n debe contemplarse como m铆nimo un plazo de diez d铆as, contados a partir del d铆a siguiente de la fecha en que se ha recibido la notificaci贸n.

    Igualmente, y en aras de ganar tiempo y ser m谩s efectiva en sus gestiones, la AEAT tambi茅n env铆a avisos a trav茅s del correo postal y la Direcci贸n Electr贸nica Habilitada (DEH) de la empresa. Para hacerlo utilizar谩n los datos que hayas registrado en tus declaraciones, por lo que es importante que mantengas siempre actualizada esta informaci贸n.

    Por otra parte, no todas las inspecciones de Hacienda son iguales, por lo que debes revisarla con atenci贸n, a fin de conocer las condiciones espec铆ficas de tu caso, las cuales deben estar bien precisadas en la notificaci贸n.

    驴Qu茅 documentos tengo que presentar en una inspecci贸n de Hacienda?

    Durante el procedimiento de inspecci贸n de Hacienda, el organismo puede solicitar la revisi贸n de ciertos documentos. Entre otros, son susceptibles de consulta:

    • Las declaraciones y autoliquidaciones correspondientes a los ejercicios fiscales y tributos que pasar谩n por la inspecci贸n. Igualmente pueden solicitar otras comunicaciones de datos o solicitudes presentadas聽por los contribuyentes, siempre que se refieran a esas mismas actuaciones.
    • Todos los ficheros y documentos que soporten la contabilidad de la empresa. Esto es, tanto los libros de contabilidad principal como auxiliar, as铆 como facturas y聽justificantes. La Agencia puede pedir que entregues toda documentaci贸n o correspondencia relacionada con la materia de inspecci贸n, tanto en soportes f铆sicos como digitales.

    Por todo esto es vital que tengas en perfecto orden y a disposici贸n de las autoridades toda la documentaci贸n contable y financiera de tu empresa. Recuerda que la negativa de presentar alg煤n documento podr铆a calificarse como obstrucci贸n o resistencia a la actuaci贸n inspectora. Asimismo, tambi茅n puede dar pie a la presunci贸n de fraude, pues Hacienda podr铆a suponer que la empresa incumple alguna de sus obligaciones contables, o no lleva de manera apropiada los libros y registros.

    Infracciones de Hacienda frecuentes y sanciones previstas

    Los dos tipos de infracciones principales, seg煤n la normativa tributaria vigente son la ocultaci贸n de datos y la utilizaci贸n de medios fraudulentos.

    Si no has presentado las declaraciones a tiempo o has falseado los datos, podr铆an sancionarte por聽ocultaci贸n de datos.聽Esto se refiere, por ejemplo, al registro de operaciones inexistentes o con importantes diferentes a los que constan ellos registros de Hacienda. No es buena idea ocultar ingresos y rentas en las declaraciones, pues te arriesgas a recibir una sanci贸n. Todos estos datos son necesarios para la fijaci贸n de la deuda tributaria. Su omisi贸n o falseamiento constituye una falta. Cabe acotar que para que se constituya en un incumplimiento grave, el monto de la diferencia debe ser superior al 10% de la base de la sanci贸n.

    Por otra parte, cuando se habla de utilizaci贸n de medios fraudulentos se refiere a las diferencias sustanciales que puedan detectarse entre los apuntes de la contabilidad y libros de registro. Y tambi茅n a la presentaci贸n de facturas y justificantes falsos.

    La normativa tributaria vigente clasifica las sanciones en leves, graves y muy graves y establece par谩metros para la tipificaci贸n de la falta en cada nivel. Las sanciones se determinan proporcionalmente, de acuerdo al tipo de infracci贸n y se fijan sobre la base de su importe:

    • Infracci贸n leve: equivale al 50%
    • Infracci贸n grave: tiene un valor variable que oscila entre el 50%-100%
    • Infracci贸n muy grave: puede llegar a superar entre 100% -150% la base del importe

    驴Puedo recurrir una multa de Hacienda?

    Si la inspecci贸n de Hacienda da como resultado el pago de una multa聽y no est谩s conforme, puedes recurrir la resoluci贸n a nivel administrativo en el plazo de un mes, contado a partir de la fecha en que seas notificado de la sanci贸n:

    • El recurso de reposici贸n:聽en este caso se trata de solicitar al ente que ha interpuesto la sanci贸n una segunda revisi贸n, presentando las alegaciones que la empresa pueda aportar.
    • La reclamaci贸n econ贸mico-administrativa:esta actuaci贸n se interpone ante un ente independiente del que ha emitido la sanci贸n.

    Estos recursos no pueden cursar paralelamente. Es decir, no puedes interponer ambos simult谩neamente. Lo habitual es introducir primero un recurso de reposici贸n y, en caso de no lograr un resultado favorable, presentar un recurso econ贸mico-administrativo.

    Una vez que se han interpuesto estos recursos, la sanci贸n se suspende hasta que se haya emitido la resoluci贸n. Por otra parte, el resultado de estos recursos no puede en ning煤n caso suponer una sanci贸n superior a la prevista inicialmente, aunque s铆 perder铆as la bonificaci贸n por conformidad, la generalmente es del 30%.

    驴Cu谩les son mis derechos y obligaciones ante una inspecci贸n de Hacienda?

    En todo procedimiento de inspecci贸n de Hacienda deben garantizarse el respeto a los derechos del obligado tributario. La vulneraci贸n de alguno de ellos puede ser causa de sanci贸n para el funcionario responsable.

    En este sentido es importante que conozcas cu谩les son tus derechos:

    • Notificaci贸n de la inspecci贸n.Como hemos dicho anteriormente, puedes recibir la notificaci贸n directamente por parte del agente tributario, por correo postal o por correo electr贸nico. En ella se deben explicitar todos los datos referidos a las actuaciones inspectoras y su alcance.
    • Derecho a la privacidad.Ninguna inspecci贸n de rutina da derecho a acceder a las 谩reas de la empresa donde se archive documentaci贸n que pueda ser considerada de car谩cter privado. Para hacerlo se requerir谩 una orden judicial que lo autorice.
    • Conocer el estado del expediente.聽En cualquier momento puedes solicitar informaci贸n sobre el estado de la inspecci贸n, una vez que el procedimiento se ha iniciado.
    • Derecho a aportaci贸n de informaci贸n.Si lo consideras pertinente puedes aportar informaci贸n adicional de manera voluntaria, que permita explicar y acreditar hechos y circunstancias valiosos para la defensa de tus leg铆timos intereses.
    • Puesta de manifiesto del expediente y tr谩mite de audiencia.聽Cuando finalice el proceso y hayas sido informado de las situaciones a regularizar, puedes presentar las alegaciones que consideres relevantes a fin de reducir su importe.
    • Conocimiento de las actas de inspecci贸n y recursos.聽Si existe disconformidad con las actas finales puedes presentar un recurso ante el Tribunal Econ贸mico Administrativo Regional. La interposici贸n de recursos paraliza el pago de las sanciones hasta que se logre una resoluci贸n. En 煤ltima instancia tambi茅n podr谩s recurrir al Tribunal Supremo de Justicia.

    Igualmente debes responder a tus deberes como sujeto de inspecci贸n. Entre ellos, destacan:

    • Colaboraci贸n.聽Es tu deber colaborar con la inspecci贸n y suministrar la informaci贸n requerida.
    • Cumplir con los periodos administrativos.聽Como rese帽amos en las l铆neas que preceden, cada fase del proceso tiene unos plazos establecidos que deben cumplirse, so pena de tener que afrontar las consecuencias o sanciones previstas en el procedimiento.
    • Aportar toda la informaci贸n requerida.聽Es tu obligaci贸n aportar toda la documentaci贸n de la empresa que te haya sido solicitada. Sin embargo, si no se encuentra disponible al momento de la inspecci贸n puedes pedir una ampliaci贸n del plazo.
    • Pagar las actas/sanciones. Si al finalizar la inspecci贸n se ha determinado que es necesario realizar alg煤n pago o cumplir una sanci贸n, estas deben efectuarse dentro de los lapsos previstos en la normativa tributaria. El incumplimiento de estos lapsos puede dar lugar al embargo de los bienes o patrimonio de la empresa, a menos que hayas interpuesto alg煤n recurso administrativo, en cuyo caso las sanciones quedan suspendidas hasta la resoluci贸n del caso.

    Consejos finales

    Las inspecciones de Hacienda son actos rutinarios. No debes echarte a morir si recibes una notificaci贸n, pero s铆 es importante que te prepares y asesores a fin de responder a tiempo y con la informaci贸n precisa y completa que te ha sido solicitada. Es muy mala idea desestimar estas notificaciones o ignorarlas, pues lo 煤nico que conseguir谩s es no saber de qu茅 se te acusa, no poder recurrir, y perder la oportunidad de hacer valer tus derechos.

    Organiza tu documentaci贸n y聽revisa las declaraciones聽de tributos y ejercicios objeto de la inspecci贸n. Compila todos los recibos y facturas que los sustenten.

    Si utilizas un聽software聽de聽digitalizaci贸n certificada de facturas,聽puedes presentar estos justificantes, pues los comprobantes digitales son v谩lidos ante la AEAT.

    Tener los justificantes digitalizados es una buena opci贸n y m谩s si se trata de responder a las exigencias de una inspecci贸n de Hacienda. Ten en cuenta que la Agencia Tributaria puede solicitar documentaci贸n de ejercicios anteriores. Por eso, las soluciones de gesti贸n digital te facilitan la tarea de tener en orden y perfectamente preservados todos los documentos y justificantes.

    En caso de tener alguna duda o detectar cualquier error, solicita la ayuda de un聽asesor especialista, que pueda revisar las declaraciones y te ayude a preparar la inspecci贸n.

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